Elevadministrativt system

För att arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen ska kunna bedriva utbildning och uppfylla lagkrav har vi ett grundregister för administration av barn/elever/studerande, vårdnadshavare och skolpersonal.

Ändamålet med behandlingen

Vi använder det elevadministrativa systemet för att:

  • administrera/handlägga barnomsorg (förskola/fritidshem) och utbildning inom förvaltningen
  • tillhandahålla ett personregister över barn/elever/studerande, vårdnadshavare/anhöriga och skolpersonal
  • tillhandahålla underlag för fakturering/utbetalning
  • tillhandahålla personuppgifter till, samt styra tillgång/behörighet till andra integrerade system.

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Arbetsuppgifterna som utförs med hjälp av vårt elevregister baseras på de rättsliga grunderna allmänt intresse, myndighetsutövning och avtal (det sistnämnda för förskola/fritidshem). Skolväsendets uppgifter fastställs i skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Vi behandlar personuppgifter om:

  • barn/elever/studerande
  • vårdnadshavare/anhöriga/kontaktperson
  • skolpersonal
  • användare av systemet

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

  • Personuppgifterna hämtas i huvudsak från folkbokföringen, Navet (skatteverkets system för distribution av folkbokföringsuppgifter till offentliga aktörer, det vill säga myndigheter, kommuner och regioner)
  • Uppdatering av vår administrativa personal
  • Uppgifter du själv tillhandahållit

Mottagare av personuppgifterna:

Inom kommunen:

  • Behöriga systemanvändare
  • Andra interna system via teknisk integration.
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).

Utanför kommunen:

  • Berörda systemleverantörer
  • Statistiska centralbyrån (SCB), Centrala studiestödsnämnden (CSN), Universitets- och högskolerådet (UHR), Skolverket samt Försäkringskassan
  • Samverkan med andra skolor
  • Uppgifter kan komma lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning.

Överföring till tredje land?

Nej.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv:

  • Sammanställningar gällande nationella prov
  • Förteckningar på inskrivna barn
  • Elevhistorik
  • Betygskataloger

Olika gallringstider gäller för olika skolformer. Beroende på uppgift kan gallringstiden variera mellan 1 år fram till att aktiv skolplacering/utbildning avslutas.

Dina personuppgifter kommer inte användas för automatiserade beslut eller profilering.

Sidan uppdaterades den 9 januari 2024